Svo ovo rešili smo za nas u Solfinsu, ali i za desetine naših klijenata, a možemo rešiti i za vas!

Pismo ispod inspirisano je vanrednim okolnostima usled pandemije korona virusa proleća 2020, ali to je samo još jedna situacija kakvu biznisi doživljavaju iznova i iznova. Ostaju samo oni koji se uspešno i na vreme transformišu..

Poštovani klijenti, partneri, saradnici,

Hteo bih sa vama da podelim iskustva koja je moja firma imala u prethodnih nedelju dana sa novim načinom rada od kuće i sa udaljenih lokacija.

Godinama unazad smatrao sam da je veoma važno da svi budemo prisutni u kancelariji zbog boljeg protoka informacija i timskog rada. U našem timu imamo iskusne inženjere kao i one sa manje iskustva. Smatrao sam da je transfer znanja kroz fizičko prisustvo od ključnog značaja za razvoj novozaposlenih.

Iako imamo zaposlene koji rade sa udaljenih lokacija iz kancelarije u Kragujevcu, iz Novog Sada i Skoplja, ali i klijente i partnere koji se nalaze na svim kontinentima, mislim da smo do sada uvek imali izgovor da sa njima manje komuniciramo i da važne stvari ostavljamo za viđanje uživo. Neki ljudi koji su bitni za neku temu često su bili izostavljani sa sastanaka, jer prosto nisu bili prisutni u kancelariji u Beogradu.

Iako smo oduvek posedovali najnaprednije alate za komunikaciju i timski rad, i iako je naš nivo kolaboracije verovatno bio viši od 90% drugih firmi iz industrije, moram da priznam da nismo koristili pun potencijal tih alata i da smo sada uspeli da se popnemo stepenicu više!

Stalno smo odlagali mnogobrojne zadatke koji su zahtevali inicijalne sastanke, a u našem dinamičnom okruženju bilo je veoma teško okupiti sve ljude u firmi u jednom danu, zbog čestih putovanja i projekata koje radimo sa našim klijentima. Sada ne postoji izgovor za to. Svako može, čak i kad je na putu, da se u određeno vreme poveže na internet i prisustvuje sastanku. Svaki veći sastanak je predstavljao gubitak vremena za ceo tim u trajanju od 15 do 30 minuta, na dolazak, odlazak i često divergiranje u odnosu na zadate teme. Sada to više nije slučaj.

Naša svakodnevnica je da smo  2-3 dana nedeljno na putu i imamo sastanke, obuke i implementacije kod naših klijenata. Svake nedelje imamo puteve gde provedemo  3-4 sata u kolima zbog 30-60 minuta sastanka. Veoma često su naši sastanci neuspešni jer je druga strana došla nespremna ili neko ima hitnu obavezu pa nije mogao da prisustvuje.

Nadam se da ćemo u budućnosti ovakve sastanke moći da radimo daljinski, bez putovanja, izlaganja rizicima koje duga putovanja nose i sa 100% vremena koje trošimo na dodavanje nove vrednosti. Ni mi, ni naši klijenti, nemamo korist od vremena provedenog u kolima. Vreme u kolima se ne nalazi na fakturi ali jeste uračunato u cenu. Čitav spektar usluga bi mogao biti jeftiniji za sve strane kada bismo redukovali vreme na putu, kolima, avionu... Naravno inicijalno upoznavanje i lični kontakt, koji rezultuje odlaskom u kafanu, jesu veoma važni za ostvarivanje dobrih poslovnih odnosa, ali je isto tako dovoljno da broj takvih susreta svedemo na razumnu meru.

Naš način života i rada dovodi do povećanih troškova poslovanja, koje moramo da nadoknadimo kroz prekovremeni rad, pritisak na dobavljače, uslužno korišćenje proizvodnje u Kini i drugim destinacijama. Sada shvatamo da je razvoj proizvoda i lokalna proizvodnja ključ za opstanak države u kriznim situacijama.

M oramo da imamo proizvodnju lokalno, dobre partnere lokalno, pa čak i kada je to malo skuplje nego da idemo na drugi kraj sveta. Ujedno, ako više radimo ovde, dobićemo i manje cene lokalnih proizvoda i usluga.  Moramo da investiramo u razvoj novih proizvoda. Da li je respirator toliko složen da ga ne možemo sami proizvoditi?

Zašto ljudi beže od komunikacije preko interneta? Smatram da je to strah od tehnologije. Koliko puta ste prisustvovali Skype video konferenciji gde je celom timu trebalo 15-20 minuta da podese mikrofon, kameru, zvučnike? Sa druge strane, moja majka, koja je baka, ima dnevnu komunikaciju sa unucima iz Nemačke. Koristi sve tehnologije: Skype, Viber, WhatsApp...

Zašto inženjeri, tehničari i fakultetski obrazovani ljudi koji rade u firmama koje koriste savremenu opremu, ili prave savremenu opremu, ne mogu da komuniciraju više na daljinu? Možda je svima neprijatno da pitaju? Hajde da se dogovorimo da nam ne bude neprijatno i da ubuduće, i kad ne bude virusa,  više cenimo vreme obeju strana. Ja ću vas uvek pitati za sastanak preko interneta od sada pa na dalje! 

Drugi problem je  odsustvo plana, jer internet sastanci moraju da se planiraju u tačno vreme, a sastanci u Srbiji se zakazuju po principu, "hajde da se čujemo početkom nedelje, hajde nazovi me dan pre, hajde javi mi se ujutro kad kreneš, hajde javi mi se kad budeš blizu da ti objasnim gde da dođeš i na kraju izvini nešto mi je ikrsnulo važno u proizvodnji"...

Da, vreme ljudi, mašina, ključnih resursa, moramo bolje da planiramo i postoje moćni softverski alati koji vam to omogućavaju. Problem je što takvih alata ima na svakom koraku i ne postoji jedan standard koji svi koriste, ali bar na nivou vaše kompanije bi trebalo da postoji standardna platforma za komunikaciju. Ako kažete da koristite email, razmislite još jednom koliko emailova dnevno dobijete koji su upućeni vama ili ste u komuikaciji (CC), koja se ne odnosi na vas. Šta se dešava posle pedesetog emaila koji dobijete u toku dana. Neko misli da vam je prosledio informaciju, a vi je niste registrovali i to dovodi do skupih grešaka.

Svaka kriza je prilika da se osvoje nova znanja i implementiraju nove tehnologije i novi procesi. Našoj firmi je bio potreban svega jedan dan da se prebacimo na rad od kuće! Ne vidim da smo izgubili na produktivnosti, naprotiv, projekti koje smo uvek odlagali sada se završavaju i nekako ima vremena za sve, i pored toga što nemamo najbolje uslove za rad od kuće uz prisustvo porodice i male dece.

S obzirom da je naš primarni posao uvođenje novih tehnologija, čije najznačajnije mesto zauzimaju rešenja za timski rad, upravljanje dokumentacijom, projektima i proizvodnim procesima, moram da se osvrnem na otpor koji sve firme imaju ka promenama, čak i kada su te promene pozitivne. Kada je moranje, tada svi vidimo kako je zapravo lako da se prilagodimo i da iz krize stvorimo priliku da se unapredimo i poboljšamo naše procese.

Ako ste zainteresovani da vam predstavim kako moja kompanija interno sarađuje na projektima sa timom koji se nalazi na većem broju udaljenih lokacija i klijentima na više kontinenata, obratite mi se direktno preko forme ispod: