Koji je vaš izgovor?
Svaka firma ima procese i potrebu da njima upravlja. Svaka firma ima projekte nad kojima treba da uspostavi kontrolu.
Mnoge firme smatraju da im je poslovno okruženje suviše složeni i haotično da bi upotrebljavali rešenja za projekt i proces menadžment. Veliki broj rukovodilaca vidi softverska rešenja za praćenje projekata i procesa kao dodatnu obavezu za sebe i kao nepotrebno gubljenje vremena za planiranje i terminiranje stvari koje će za tri dana svakako biti usklađene sa novim prioritetima koji nastaju usled brojnih poremećaja.
Najpre je potrebno definisati razliku između projekta i procesa i objasniti moguća preplitanja.
Projekat? Proces?
RAZDVAJANJE POJMOVA
Koja je razlika između „projekta“ i „procesa“? Postoji vrlo široko mišljenje o tome šta je „upravljanje projektom“, ali pri proširenju definicije „projekta“ i „upravljanja projektom“ postoji opasnost da praktično sve postane „projekat“, što samim tim celokupnu nomenklaturu čini beznačajnom.
Na primer: Da li je napor da se obezbedi tekuće tehničko održavanje i poboljšanje proizvoda „proces“ ili „projekat“. Zahvaljujući međusobnoj povezanosti ova dva pojma, stav je da prethodno opisani tehnički slučaj može biti i „projekat“ i „proces“.
U cilju eliminacije eventualne konfuzije šta je „proces“ a šta „projekat“, potrebno je jasno definisati objektivne kriterijume koji će razgraničiti ova dva pojma.
Razlike između procesa i projekta
Proces
„Proces“ poseduje cilj koji je tipično definisan za neki kontinualni tehnički zadatak. Na primer, proces može biti „obezbeđivanje tekućeg održavanja automobila“.
„Proces“ je tekući zadatak i tipično nema kraj.
„Proces“ je ponavljajući niz zadataka koji su poznati na samom početku „procesa“.
Projekat
„Projekat“ poseduje cilj ili ishod koji je potrebno postići. „Projekat“ se završava kada se željeni cilj postigne. Cilj „projekta“ može biti široko definisan, i može se menjati ili detaljnije definisati u toku samog projekta. Na primer, projekat može biti „kupovina i instalacija zamenskog dela za automobil“.
„Projekat“ ima svoj početak i kraj. Za projekte koji traju duži vremenski period, početak i kraj često nisu jasno definisani na samom početku „projekta“.
Niz zadataka u „projektu“ se obično ne ponavlja, i često nije poznat na samom početku „projekta“.
Razlike između "upravljanja procesima" i upravljanja projektima"
Upravljanje procesima
„Upravljanje procesima“ je fokusirano na upravljanje nekim tekućim tehničkim zadatkom, npr. proces razvoja proizvoda. Proces ovog tipa se može koristiti u različitim projektima. U „upravljanje procesima“ može biti uključen i određen nivo „upravljanja projektima“ u cilju bolje definicije i unapređenja procesa.
„Upravljanje procesima“ naglašava povećanu ponovljivost radnih zadataka, poboljšanje efikasnosti (smanjenje potrebnog vremena, smanjenje troškova), i poboljšanje kvaliteta proizvoda koji je rezultat procesa (uključujući i konzistentnost u kvalitetu).
Uprošćeno, „upravljanje procesima“ je fokusirano na što efikasnije i efektivnije upravljanje trenutnog načina poslovanja.
Upravljanje projektima
„Upravljanje projektima“ je fokusirano na upravljanje projektom koji obično koristi neki proces u cilju postizanja krajnjeg rezultata. Svaki projekat prati neku vrstu procesa, iako to možda formalno nije definisano.
„Upravljanje projektima“ naglašava postizanje krajnjeg rezultata koji je ustvari i cilj samog projekta. Veću efikasnost je teže postići jer bi to zahtevalo specijalizovane alate i metode koji se mogu razviti samo ako se „projekat“ pretvori u ponavljajući „proces“.
„Upravljanje projektima“ je povezano sa upravljanjem izmena u poslovanju, npr. uvođenje novog proizvoda, uvođenje novog procesa...
Grafikon: Razlike i preklapanja procesa i projekta
Projekt menadžment
upravljanje projektima
To je tačno ako instalirate softver u koji unosite informacije koje samo vi gledate i gde ćete dobiti odgovor da kasnite sa projektom iako vi to već znate.
Ako i dalje šaljete emailove ili telefonom dajete instrukcije članovima tima, i držite beskrajne sastanke na kojima tražite izveštaje o progresu od svakog člana, ako se oslanjate na paušalne ocene članova tima o statusu radnih aktivnosti i procentu završenosti, onda vam dodatni softver ne pomaže, samo stvara još veći haos!
Vi definišete samo projekat i glavne faze projekta, a svaki član tima radi svoju raščlanu na pojedinačne aktivnosti. Svaka aktivnost je i kontejner u kome se nalazi i potrebna dokumentacija čija je izrada predmet te aktivnosti. Ako je neko rekao da je zadatak završen, to znači da mu je neko drugi odobrio dokumentaciju i svi to jasno mogu da vide u sistemu.
Progres celog projekta i njegov planirani završetak se automatski ažuriraju u realnom vremenu kako se završava koja aktivnost. Projekt menadžer samo angažuje resurse, prati ceo projekat i reaguje na poremećaje.
Veoma je važno da vođenje projekta nije napor za jednog čoveka već je to komunikaciona platforma za sve članove tima gde svako preuzime deo obaveza i gde svi vide šta je godovo i šta je preostalo da se uradi u svakom trenutku i bez potrebe za držanjem sastanaka.
Svaki projekat ima podsistem za definisanje problema koji blokiraju nesmetan tok projekta i ti problemi pale alarme u sistemu i svi na koje oni utiču su istog trenutka informisani.
Svako od zaposlenih po dolasku na posao ima listu zadataka koja čeka njihovo izvršenje i si znaju da je zaposleni preopterećen ako ima više zadataka nego što može da uradi.
Menadžment ima kontrolnu tablu (dashboard) na kojoj vidi sve ono što ih najviše zanima u realnom vremenu, bez napora i bilo kakvog angažmana. Kontrolnu tablu je moguće prikazati i na velikom ekranu televizora kako nikada važne stvari nebi bile izbačene iz vidnog polja!
Proces menadžment
upravljanje procesima
Proces je drugačiji od projekta i to znaju svi oni koji su samo sa projekt menadžment softverom pokušali da upravljaju celokupnim biznisom. To jednostavno nije moguće, jer projekat ima niz faza, aktivnosti, zadataka i milestonova koji su međusobno vremenski povezani i imaju svoj početak i kraj.
Ali na proces treba gledati kao na algoritam, koji ne mora uvek da ide istim tokom i ne mora da ima kraj, već u zavisnosti od situacije proces može da se odvija kroz više paralelnih grana, da ima petlje koji se izvršavaju sve dokle se ne postigne željeni uslov, imaju čitav niz dokumenata čija izrada predstavlja pod-proces glavnog procesa.
Proces može i da se nazove procedurom i kada pričamo o procedurama u domenu razvoja proizvoda i proizvodnje, prvo nam na pamet pada kontrola kvaliteta, pa za objašnjenje procesa, možemo da iskoristimo upravo kontrolu kvaliteta.
Primer:
Zamislite da u softveru imate definisanu proceduru/proces u situacijama kada se pojavi škart u proizvodnji. Informacija je došla do kontrole kvaliteta i kontrolor inicira proces za dokumentovanje neusaglašenosti u proizvodnji, sistem postavlja pitanje o tipu defekta, na bazi odgovora, sistem savetuje da proizvod ide na doradu ili se baca ili se možda neki njegovi delovi koriste u procesu.
Ako je dorada moguća, sistem traži da se popuni dokument u kojem je opisan i kategorizovan defekt i korektivna aktivnost na proizvodnom procesu kojom se sprečava da se ista stvar ponovo desi. Na kraju sve informacije koje smo kreirali u procesu ostaju u firmi kao baza znanja i mogu se vezati za proizvod gde proizvod.
Svi oni koji su ikada implementirali nekakav sistem kvaliteta ISOXXXX, znaju koliko procedura i procesa mora da se definiše. Opet većina tih procedura završi na polici za "kvalitet" i ne primenjujese sem jednom godišnje kada se sprovodi audit od strane sertifikacione komisije.
Zamislite kada biste sve te procese i procedure jednom definisali u elektronskom obliku i sprovodili ih uvek kada su vam potrebne bez opterećenja i gubljenja vremena!
Integrisano rešenje za upravljanje projektima i procesima
DOPUNJENO SA REŠENJIMA ZA KREIRANJE I UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM
Upravljanje projektima i procesima