Document Control modul u DelmiaWorks‑u je centralno mesto za upravljanje svim dokumentima koji imaju veze sa artiklima, BOM‑ovima, radnim nalozima, kvalitetom, kupcima, dobavljačima i projektima, uz punu kontrolu verzija, pristupa, važenja i povezivanja sa procesima u ERP/MES sistemu. Umesto da radne instrukcije, crteži, Excel tabele, procedure i zapisnici „žive“ u folderima na serveru ili u mailovima, Document Control uvodi koncept dokumentnih biblioteka sa statusima i pravilima, a kroz Documents tab se ti dokumenti vezuju za konkretne zapise u svim ključnim modulima.
Osnovni koncept – biblioteke i Documents tab u svim modulima
Skoro svaki važan modul u DelmiaWorks‑u (Inventory, BOM, Work Orders, Customers, Vendors, FMEA, Control Plan, Quality Projects, Gage/Calibration, itd.) ima posebnu karticu Documents sa pod‑tabovima Internal, External i Email Correspondence. Na tom mestu se za svaki konkretan zapis (npr. jedan artikal, jedan BOM, jedan FMEA) mogu povezati interni dokumenti (napravljeni u ugrađenom editoru), eksterni dokumenti (Word, Excel, PDF, slike, video) i email prepiska, tako da korisnik iz ERP‑a ima jedan klik do svih relevantnih informacija. Kada su dokumenti povezani sa zapisom, na formi se vidi ikonica koja jasno signalizira da postoje prikačeni dokumenti, a korisnik iz iste forme može da ih otvori, odštampa ili pregleda prethodne verzije.
Document Control dodaje na ovo sloj „biblioteka“ – umesto da se spoljašnji dokumenti pamte samo kao putanja na fileserveru, oni se smeštaju u dokumentne biblioteke sa metapodacima (opis, status, datum kreiranja/izmene, user polja) i pravilima pristupa, što omogućava naprednu pretragu, kontrolu važenja i audit trail. Biblioteke mogu biti obične (no restriction), repository ili confidential; kod poverljivih biblioteka samo članovi tima imaju direktan pristup, a kada se dokument iz takve biblioteke veže na neki zapis, sistem dodatno upozorava da će dokument postati vidljiv korisnicima tog modula.
Statusi, revizije i kontrola važenja dokumenata
Za svaki dokument u biblioteci i na External Documents tabu evidentira se status (Released, Pending, New/Checked‑out, Expired, Inactive, File missing), koji je dodatno kolor‑kodiran: žuto za nov ili check‑out dokument, plavo za dokument u čekanju (pending autorizacija), zeleno za pušten (released), maslinasto zeleno za istekao, crveno za „file does not exist“, sivo za neaktivan. Ako je dokument istekao, u koloni Expired stoji Y i dokument ne može da se otvori preko modula; korisnik dobija poruku da dokument nije dostupan jer je istekao i zahteva reviziju, što je važno za regulisane industrije i ISO/IATF procese. Kroz opciju Show Revisions korisnik može da vidi sve revizije dokumenta i da po potrebi otvori konkretnu staru verziju, dok Document Control modul vodi kompletan audit ko je, kada i kako menjao dokument i status.
Dodavanje, skeniranje i pretraga dokumenata
Dokumenti se mogu dodavati na nekoliko načina: drag & drop sa Windows Explorer‑a na External tab, izbor iz postojeće biblioteke ili skeniranje papira direktno u biblioteku i automatsko vezivanje na zapis. Kod korisnika sa Document Control licencom, prilikom drag & drop operacije, ako fajl još nije u biblioteci, sistem ponudi pick list biblioteka (uključujući repository) i opciju Append/Select da se dokument u jednom koraku doda u biblioteku i veže za zapis. Postoji i opcija „Scan Document to Library“ kojom se papiri (npr. potpisane radne instrukcije, CoC, merni izveštaji) skeniraju direktno u izabranu biblioteku, sa definisanjem naziva fajla, tipa skena i ostalih meta‑podataka.
Za pretragu, Document Control koristi dtSearch indeksiranje: može se napraviti „document library“ sa svim pomoćnim fajlovima (help PDF‑ovi, TechNotes, interne procedure), indeksirati ih i onda iz jednog mesta tražiti pojmove kroz sve dokumente. Kroz Documents tab na bilo kom modulu dostupni su Search i Filter Dataset dugmići: Search otvara pick list svih dokumenata vezanih za taj zapis, a Filter Dataset omogućava filtriranje po poljima iz biblioteke, uključujući user‑defined polja (npr. tip dokumenta, standard, oblast primene), što je korisno kada jedan artikal ili BOM ima desetine prikačenih dokumenata.
Print With i Auto EForm – dokumenti koji automatski idu uz radni nalog, otpremu, fakturu
Document Control modul omogućava da se za interne i eksterne dokumente definiše „Print With“ pravilo: dokument se može vezati da automatski bude odštampan ili poslat zajedno sa određenim formularom – na primer sa radnim nalogom, Packing Slip‑om, BOL‑om, Invoice‑om ili Certificate of Conformance. Na External Documents tabu postoji kolona Print With u kojoj se iz drop‑down liste biraju ciljni formulari (npr. Work Order, Packing Slip, Invoice, BOL, Order Acknowledgment), a ista logika postoji i za interne dokumente gde ima smisla.
Još jedan korak dalje je Auto EForm integracija sa IQAlert‑om: ako je za određeni izveštaj (npr. Packing Slip ili CoC) uključen Auto EForm i kontakt na kupcu ima čekiran odgovarajući Auto EForm flag, sistem može pri štampi izveštaja da zapamti da treba poslati email sa PDF prilogom i svim „Print With“ dokumentima. IQAlert onda u definisanom intervalu (npr. na 10 minuta) šalje ta automatska email‑ova, briše privremene PDF fajlove i popunjava istoriju slanja, čime se postiže da kupac uz svaki dokument (npr. CoC) dobije i sve propratne dokumente iz Document Control biblioteka.
Povezivanje dokumenata sa BOM‑om, artiklima, kvalitetom i obukom
Kada se dokumenti vežu na BOM (Bill of Manufacture), Inventory item ili kvalitetne module (FMEA, Control Plan, Quality Projects), oni postaju deo „digitalnog paketa“ tehnološke i QMS dokumentacije. Na primer, na BOM‑u može da se veže setup instrukcija, radno uputstvo, crtež alata ili video snimak podešavanja, a Document Control omogućava da se ti dokumenti automatski pojave kao shortcut na ShopData/RealTime Work Center ekranu kroz polja Place Shortcut i Shortcut Sequence. To znači da operater na mašini ima direktno na ekranu liste linkova na ključna uputstva i dokumente iz Document Control biblioteka, bez traženja po serveru ili papirnim fasciklama.
Za kvalitet i obuke, tu je polje No Training Req koje se posebno koristi kod dokumenata vezanih za BOM‑ove – ako je polje prazno, dokument ulazi u logiku Employee Certification (tj. koristi se da proveri da li je operater obučen za određeni dokument), a ako je označen kao Y, taj dokument se ignoriše u procesu sertifikacije. Na taj način Document Control može da radi u paru sa modulima za sertifikaciju zaposlenih, pa se zna koje radne instrukcije i procedure operator mora da pročita i da bude sertifikovan pre nego što bude dodeljen na radni centar ili proces.
Bezbednost i prava pristupa
Kroz Security Inspector moguće je precizno kontrolisati ko sme da dodaje, briše ili samo pregleda dokumente na External dokument tabovima – insert i delete prava se mogu oduzeti, ali navigacija kroz dokumente ostaje dostupna. Za Document Control modul kao takav, biblioteke mogu biti označene kao confidential; tada samo članovi „library team‑a“ vide te biblioteke u pick listama, a svi ostali mogu videti dokument tek kada je eksplicitno vezan za neki zapis, i to pod uslovom da im modulska sigurnost dozvoljava pristup. Dodatno, postoji opcija „Do Not Show Document UNC Path“ kojom se sakriva puna mrežna putanja dokumenata u modulima, tako da korisnici nemaju direktan pristup file share‑u već sve otvaraju kroz DelmiaWorks klijent.
Praktična vrednost i implementacioni pristup
Za proizvodne kompanije Document Control je jedan od ključnih alata da ISO/IATF/FDA dokumentacija prestane da bude „paralelni svet“ u Word‑u i fasciklama, i da postane sastavni deo svakodnevnog rada u ERP/MES‑u. Radne instrukcije, kontrolni planovi, FMEA, PPAP paketi, crteži alata, programi, merni izveštaji, audit zapisnici i CoC šabloni povezuju se direktno na artikle, procese, radne naloge i kupce, sa jasnim statusima, revizijama i rokovima važenja, i automatski prate ključne poslovne dokumente kroz Print With i Auto EForm.
Iz perspektive Solfins implementacije, prvi koraci uvođenja Document Control modula su definisanje strukture biblioteka (po tipu dokumenta, procesu, proizvodnoj liniji ili kupcu), pravila za statuse i revizije (ko odobrava, kada dokument prelazi u Released, kako se arhivira/expiruje), kao i standardizacija „Print With“ i Auto EForm scenarija (šta sve ide uz radni nalog, šta ide uz isporuku, koja dokumenta prate fakturu ili CoC). Kada se to spoji sa dobro postavljenim Item masterom, BOM‑ovima, WMS‑om i Quality modulima, DelmiaWorks postaje ne samo sistem za brojke, već i centralno mesto za znanje – sve što je važno za proizvod i proces živi u Document Control‑u i vezano je tamo gde korisnik radi svakog dana.
DelmiaWorks moduli - Document Control